Wie führt man ein effektives Online-Meeting durch?

Die Durchführung effektiver Online-Meetings erfordert eine gute Vorbereitung und Verwaltung, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer in den Prozess einbezogen und engagiert werden. Hier sind einige Tipps für die Durchführung effektiver Online-Meetings:

1. Planen Sie die Besprechung im Voraus: Senden Sie eine Einladung mit einer detaillierten Tagesordnung, Datum, Uhrzeit, voraussichtlicher Besprechungsdauer und Verbindungsanweisungen. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer Zugriff auf die erforderlichen Tools haben, z. B. Videokonferenzsoftware und relevante Dokumente.

2. Testen Sie die Technik vorab: Stellen Sie vor dem Meeting sicher, dass die Technik ordnungsgemäß funktioniert. Testen Sie Ihre Internetverbindung, Ihr Mikrofon und Ihre Videokamera. Geben Sie bei Bedarf detaillierte Anweisungen, um den Teilnehmern die Verbindung zum Meeting zu erleichtern.

3. Verhaltensregeln festlegen: Legen Sie klare Verhaltensregeln für das Meeting fest, wie z. B. Redezeit und Nutzung von Chat oder Bildschirmfreigabe. Ermutigen Sie die Teilnehmer, respektvoll miteinander umzugehen und festgelegte Verhaltensregeln zu befolgen.

4. Halten Sie die Besprechung kurz und prägnant: Online-Besprechungen können ermüdender sein als persönliche Besprechungen. Halten Sie sie daher kurz und konzentrieren Sie sich auf die Tagesordnung. Vermeiden Sie Tangenten und irrelevante Diskussionen.

5. Binden Sie alle Teilnehmer ein: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich zu äußern. Ermutigen Sie die Teilnehmer, Fragen zu stellen und Feedback zu geben.

6. Nachbereitung nach der Besprechung: Senden Sie nach der Besprechung einen Bericht mit Aktionspunkten und Fristen sowie allen anderen relevanten Dokumenten. Dies wird dazu beitragen, die Erwartungen zu klären und sicherzustellen, dass die Maßnahmen befolgt werden.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie effektive Online-Meetings abhalten, die für alle Teilnehmer produktiv und ansprechend sind.